Guia completo: ISO 9001 >> 7 Apoio >> 7.5 Informação Documentada
7.5.1 Generalidades
Pra que serve esse item? 
Os documentos e registros de uma organização são a sua informação documentada. Documentos são regras ou padrões que devem ser seguidos e utilizados pela organização, por exemplo, instruções de trabalho, manuais, modelos, etc. E registros são as provas de que as regras estão sendo seguidas, por exemplo, formulários preenchidos, fotos, atas de reunião, contratos, etc.
Exemplo
Atualmente, a legislação brasileira garante aos casais que vivem em união estável praticamente os mesmos direitos que pessoas casadas em cartório possuem. Quando acontece um casamento, existe um procedimento que deve ser seguido, alguns documentos são modificados e é realizado um registro válido em todo território nacional. Já uma união estável não precisa seguir nenhum procedimento padrão para ser criada nem desfeita. A grande diferença está na formalização, nas facilidades e complicações que ela pode envolver. Por exemplo, para terminar um casamento é muito mais complicado do que terminar uma união estável. Além disso, no caso de uma das partes morrer, para ter direito a herança, é necessário comprovar a existência da união estável, através de testemunhas, fotos, contas compartilhadas, etc. Já para provar a existência de um casamento basta apresentar um documento, a certidão de casamento.
Manter arquivos de documentos pode facilitar a execução e padronização dos procedimentos. E manter registros facilita a comprovação de que algum procedimento está sendo seguido.
O que a Norma quer dizer? 
A ISO 9001 quer que a organização mantenha documentos e registros importantes armazenados, aqueles necessários para garantir a eficácia do sistema de gestão da qualidade. Isso inclui tanto documentos e registros determinados pela Norma, como determinados pela própria organização.
A eficácia do sistema de gestão da qualidade é favorecida a medida que as regras e padrões estão disponibilizados para serem consultados e seguidos. Além disso, consultando os registros é possível verificar se as regras estão sendo cumpridas, acompanhar os resultados alcançados e avaliar o desempenho.
Como atender à Norma? 
Para atender a ISO 9001, a organização deve armazenar os documentos e registros exigidos pela Norma e pela própria organização. A informação documentada irá variar de acordo com o porte da organização, com a complexidade das atividades executadas por ela e com a competência necessária das pessoas envolvidas.
Como o Portal ISO pode ajudar? 
Todos os documentos do SGQ podem ser criados diretamente no Portal ISO, mas também podem ser trazidos de outros formatos. Dentro do Portal ISO diversos controles necessários à informação documentada são realizados automaticamente, facilitando muito a Gestão de Documentos. O Portal ISO permite a realização de registros de diferentes naturezas. Por exemplo, ele possui áreas específicas para o registro de não conformidades, indicadores, planos de ação, entre outros. Mas também possui áreas genéricas que cada organização pode moldar de acordo com as particularidades dos seus registros.
O Portal ISO é um software completo para gestão da qualidade, desenvolvido pela RegistroCom.Com em parceria com a Universidade Federal de Viçosa (UFV). Clique aqui para conhecer um pouco mais sobre o Portal ISO, um software de gestão da qualidade com qualidade ISO 9001, segurança ISO 27001, melhor preço do mercado, teste grátis e muito mais.
O que a Norma diz? 
“7.5.1 Generalidades
O sistema de gestão da qualidade da organização deve incluir:
a) informação documentada requerida por esta Norma;
b) informação documentada determinada pela organização como sendo necessária para a eficácia do sistema de gestão da qualidade.
NOTA A extensão da informação documentada para um sistema de gestão da qualidade pode diferir de uma organização para outra devido:
— ao porte da organização e seu tipo de atividades, processos, produtos e serviços;
— à complexidade de processos e suas interações;
— à competência de pessoas.”
Veja mais em:
7.1.1 Generalidades
7.1.2 Pessoas
7.1.3 Infraestrutura
7.1.4 Ambiente para operação dos processos
7.1.5 Recursos de monitoramento e medição
7.1.5.1 Generalidades
7.1.5.2 Rastreabilidade de medição
7.1.6 Conhecimento Organizacional
7.2 Competência
7.3 Conscientização
7.4 Comunicação
7.5 Informação Documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Criando e atualizando
7.5.3 Controle de informação documentada