Guia completo: ISO 9001 >> 7 Apoio >> 7.5 Informação Documentada
7.5.2 Criando e atualizando
Pra que serve esse item? ![ISO 9001 - Resumo Certificação ISO 9001](/wp-content/uploads/2019/06/NBR-ISO-9001-1.jpg)
Os detalhes diferenciam um item bem acabado de um item sem acabar ou de um item mal feito. Mas por serem apenas detalhes, muitas vezes são desvalorizados, ficam para última hora e são incluídos apenas se der tempo. Mas a ausência de um detalhe, pode comprometer a utilidade ou a conclusão de uma atividade e gerar um retrabalho desnecessário.
Exemplo
Imagine um aluno super empenhado e estudioso, que se preparou por muito tempo para realizar uma prova, deixou de sair com os amigos, de viajar com a família, etc. No grande dia, ele põe tudo que aprendeu em prática, faz todas as questões tranquilo, sai confiante da prova e sente que todo esforço valeu a pena. Quando confere o gabarito confirma que realmente foi muito bem, melhor do que imaginava. Mas um detalhe pode por tudo a perder, e se ele não tiver assinado a prova?
Assim como em uma prova, a identificação correta em documentos e registros de uma organização é um detalhe muito importante. Se não forem feitas no momento correto, podem comprometer todo o trabalho ou gerar transtornos e retrabalho.
O que a Norma quer dizer? ![ISO 9001 - Resumo Certificação ISO 9001](/wp-content/uploads/2019/06/NBR-ISO-9001-2.jpg)
A ISO 9001 quer que ao criar e atualizar seus documentos e registros, a organização faça isso de forma organizada e planejada. Se for negligenciado, isso pode gerar um grande problema para organização. Se não for feito durante a criação e atualização algumas informações importantes podem ser perdidas e a utilização pode ser comprometida.
Manter a informação documentada organizada, atualizada e corretamente identificada é fundamental para impedir erros. Por exemplo, se uma instrução de trabalho foi atualizada, a versão anterior deve ser identificada como cancelada e recolhida, do contrário algum colaborador pode utilizá-la equivocadamente.
Informações como título, data, autor, aprovador e versão devem ser facilmente encontradas, pois um detalhe pode distinguir o arquivo certo do errado. Isso garantirá que quando for necessário encontrar um documento ou um registro, isso será feito de forma rápida e eficaz, evitando trabalho e perda de tempo.
Como atender à Norma? ![ISO 9001 - Resumo Certificação ISO 9001](/wp-content/uploads/2019/06/NBR-ISO-9001-3.jpg)
Para atender à ISO 9001, a organização deve garantir que alguns itens da informação documentada estejam adequados, por exemplo:
identificação e descrição: por exemplo, título, data, autor ou número de referência;
formato: por exemplo, linguagem, versão de software, gráficos;
meio: por exemplo, papel, eletrônico;
análise crítica e aprovação quanto à adequação e suficiência.
Como o Portal ISO pode ajudar? ![ISO 9001 - Resumo Certificação ISO 9001](/wp-content/uploads/2020/11/NBR-ISO-9001-5.png)
No Portal ISO podemos estabelecer detalhadamente os responsáveis pela elaboração e aprovação de cada documento. Além disso, o responsável pela aprovação pode ser notificado automaticamente quando a elaboração do documento estiver concluída. No Portal ISO, a identificação da informação documenta é completa, inclusive quando ela está fora do software, com a geração de um cabeçalho automático com a logo da organização e informações do documento (versão elaborador, aprovador, data de aprovação, etc).
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O que a Norma diz? ![ISO 9001 - Resumo Certificação ISO 9001](/wp-content/uploads/2020/11/certificacao-ISO9001.jpg)
“7.5.2 Criando e atualizando
Ao criar e atualizar informação documentada, a organização deve assegurar apropriados(as):
a) identificação e descrição (por exemplo, um título, data, autor ou número de referência);
b) formato (por exemplo, linguagem, versão de software, gráficos) e meio (por exemplo, papel, eletrônico);
c) análise crítica e aprovação quanto à adequação e suficiência.”
Veja mais em:
7.1.1 Generalidades
7.1.2 Pessoas
7.1.3 Infraestrutura
7.1.4 Ambiente para operação dos processos
7.1.5 Recursos de monitoramento e medição
7.1.5.1 Generalidades
7.1.5.2 Rastreabilidade de medição
7.1.6 Conhecimento Organizacional
7.2 Competência
7.3 Conscientização
7.4 Comunicação
7.5 Informação Documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Criando e atualizando
7.5.3 Controle de informação documentada