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7.4 Comunicação
Pra que serve esse item? 
A comunicação é um dos diferenciais evolutivos da espécie humana, talvez o mais importante, tanto a comunicação verbal, como a escrita. Com a evolução da comunicação conseguimos transmitir melhor o conhecimento, alcançar mais pessoas e mais gerações. Uma boa comunicação pode evitar muitos problemas.
Exemplo
Imagine um casal que tem muitas coisas em comum, adoram a companhia um do outro e se divertem muito juntos. Mas quando surge um problema não sabem falar sobre ele, ou deixam pra lá, fingindo que o problema não aconteceu ou vira uma briga sem fim, que também não resolve o problema. Quando um problema não é resolvido, as chances dele voltar a ocorrer é grande, com isso o relacionamento se desgasta, colocando em risco tudo de que ele tinha de bom.
Uma boa comunicação não significa falar muito, falar sempre ou falar tudo, mas dizer o que precisar ser dito, na hora certa e da forma certa. O objetivo de nos comunicar é sermos compreendidos, é conseguir transmitir uma mensagem, por isso é muito importante que haja clareza na comunicação.
O que a Norma quer dizer? 
A ISO 9001 quer que a organização pratique uma comunicação eficaz tanto com seus colaboradores, como com seus clientes e fornecedores. Se a comunicação funcionar bem, muitos problemas podem ser evitados e aqueles que não puderem ser evitados terão maiores chances de ser solucionados da melhor forma e mais rapidamente.
A organização não precisa falar de tudo com todos, mas deve comunicar aquilo que é relevante dentro de cada relação, no momento apropriado e de forma adequada. Isso nem sempre é fácil e natural, por isso é importante que seja planejado.
A Norma quer que a organização determine o que é relevante para comunicar com cada uma das suas partes interessadas. Se a organização não fizer essa determinação, talvez ela só irá perceber essa necessidade a medida que problemas por falta de comunicação forem surgindo. Uma comunicação planejada e eficaz evita a ocorrência de muitos problemas e facilita a solução de outros.
Veja o conceito de Partes Interessadas.
Como atender à Norma? 
A ISO 9001 cita alguns itens que deve ser determinados em relação a comunicação interna e externa, por exemplo:
sobre o que comunicar: conteúdo que será comunicado, por exemplo Política da Qualidade, características dos produtos vendidos ou características das matérias-primas.
quando comunicar: em qual momento cada assunto será comunicado, por exemplo antes da contratação.
com quem se comunicar: para quem será comunicado, por exemplo colaboradores, clientes, fornecedores, sócios, etc.
como comunicar: a forma que será comunicada, por exemplo através de treinamentos, catálogos, e-mail, etc.
quem comunica: quem é o responsável por passar a informação.
Como o Portal ISO pode ajudar? 
O Portal ISO é uma ferramenta de comunicação também, pois através dele toda a informação pertinente do SGQ pode ser compartilhada com os colaboradores da organização. A comunicação no Portal ISO pode ser feita através de documentos, registros, notificações automáticas, entre outros.
O Portal ISO é um software completo para gestão da qualidade, desenvolvido pela RegistroCom.Com em parceria com a Universidade Federal de Viçosa (UFV). Clique aqui para conhecer um pouco mais sobre o Portal ISO, um software de gestão da qualidade com qualidade ISO 9001, segurança ISO 27001, melhor preço do mercado, teste grátis e muito mais.
O que a Norma diz? 
“7.4 Comunicação
A organização deve determinar as comunicações internas e externas pertinentes para o sistema de gestão da qualidade, incluindo:
a) sobre o que comunicar;
b) quando comunicar;
c) com quem se comunicar;
d) como comunicar;
e) quem comunica.”
Veja mais em:
7.1.1 Generalidades
7.1.2 Pessoas
7.1.3 Infraestrutura
7.1.4 Ambiente para operação dos processos
7.1.5 Recursos de monitoramento e medição
7.1.5.1 Generalidades
7.1.5.2 Rastreabilidade de medição
7.1.6 Conhecimento Organizacional
7.2 Competência
7.3 Conscientização
7.4 Comunicação
7.5 Informação Documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Criando e atualizando
7.5.3 Controle de informação documentada