Guia completo: ISO 9001 >> 7 Apoio >> 7.5 Informação Documentada
7.5.3 Controle de informação documentada
Pra que serve esse item? 
Uma mesma pilha de papel pode ser lixo para uma pessoa e para outra ser um item bem precioso. Isso vai depender do conteúdo presente nesses papeis e do interesse de cada uma das pessoas nesse conteúdo. Para que possamos diferenciar a utilidade de duas pilhas de papéis, precisamos conhecer o conteúdo presente em cada uma delas sem precisar ler folha por folha.
Exemplo
Imagine uma pessoa que cumpre com todas as suas obrigações, respeita as leis e paga suas contas em dia, no trabalho e na escola é sempre o primeiro a chegar e o último a sair. É um exemplo a ser seguido por onde passa, exceto em um item: a organização. Um dia ligaram para ele cobrando uma conta que estava sem pagar. Ele procurou pelo comprovante por toda parte, mas não encontrou, ele e todos a sua volta tinham certeza de que ela tinha sido paga, mas não tinham como provar. Então, ele acabou tendo que pagar a mesma conta duas vezes.
Tanto para uma pessoa, quanto para uma organização, os documentos e registros que guardamos devem ser úteis. Para isso, devem estar bem organizados e identificados, para que consigamos encontrar um arquivo quando precisarmos, sem precisar revirar a casa toda.
O que a Norma quer dizer? 
A ISO 9001 quer que a informação documentada de uma organização seja útil. Para que a informação documentada seja realmente útil ela precisa estar organizada. Senão ela pode se tornar apenas uma pilha de papel que ninguém sabe para que serve ou uma pasta no computador que ninguém utiliza. Podemos precisar de um documento ou um registro que está debaixo do nosso nariz, mas não conseguimos encontrá-lo. Ou versões desatualizadas de um documentos podem ser utilizadas por engano.
Para que seja útil, a informação documentada precisa estar disponível onde for necessária. Um colaborador que está com dúvidas quanto ao procedimento que deve seguir precisa ter acesso a instrução de trabalho, só assim a instrução de trabalho terá utilidade. Se a instrução de trabalho existir mas não estiver disponível para quem realiza o trabalho, ela será inútil.
Além disso, para que a informação documentada seja realmente útil ela precisa ser confiável, do contrário ela poderá gerar problemas ao invés de soluções, por isso ela também precisa estar protegida. A Norma quer que a organização proteja sua informação documentada quanto à confidencialidade, ao uso impróprio, à perda de integridade, etc.
Como atender à Norma? 
Para atender à Norma, a organização deve controlar seus documentos e registros, com o objetivo de garantir que eles estejam disponíveis e protegidos. A Norma cita algumas atividades que devem ser consideradas para realização desse controle, por exemplo:
distribuição, acesso, recuperação e uso;
armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;
controle de alterações (por exemplo, controle de versão);
retenção e disposição.
Como o Portal ISO pode ajudar? 
No Portal ISO temos o controle total dos acessos dos colaboradores à nossa informação documentada. Podemos restringir o acesso a determinados conteúdos, temos as estatísticas completas de quem acessou cada conteúdo e muito mais. O Portal ISO controla a versão de cada documento automaticamente, a data de aprovação e o responsável pela aprovação. Além disso, todas as versões de cada documento ficam armazenadas no software, mas apenas a versão mais recente fica disponível no ambiente de visualização.
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O que a Norma diz? 
“7.5.3 Controle de informação documentada
7.5.3.1 A informação documentada requerida pelo sistema de gestão da qualidade e por esta Norma deve ser controlada para assegurar que:
a) ela esteja disponível e adequada para uso, onde e quando ela for necessária;
b) ela esteja protegida suficientemente (por exemplo, contra perda de confidencialidade, uso impróprio ou perda de integridade).
7.5.3.2 Para o controle de informação documentada, a organização deve abordar as seguintes atividades, como aplicável:
a) distribuição, acesso, recuperação e uso;
b) armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;
c) controle de alterações (por exemplo, controle de versão);
d) retenção e disposição.
A informação documentada de origem externa determinada pela organização como necessária para o planejamento e operação do sistema de gestão da qualidade deve ser identificada, como apropriado, e controlada.”
Veja mais em:
7.1.1 Generalidades
7.1.2 Pessoas
7.1.3 Infraestrutura
7.1.4 Ambiente para operação dos processos
7.1.5 Recursos de monitoramento e medição
7.1.5.1 Generalidades
7.1.5.2 Rastreabilidade de medição
7.1.6 Conhecimento Organizacional
7.2 Competência
7.3 Conscientização
7.4 Comunicação
7.5 Informação Documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Criando e atualizando
7.5.3 Controle de informação documentada