Guia completo: ISO 9001 >> 7 Apoio >> 7.5 Informação Documentada
7.5.2 Criando e atualizando
Pra que serve esse item? 
Os detalhes diferenciam um item bem acabado de um item sem acabar ou de um item mal feito. Mas por serem apenas detalhes, muitas vezes são desvalorizados, ficam para última hora e são incluídos apenas se der tempo. Mas a ausência de um detalhe, pode comprometer a utilidade ou a conclusão de uma atividade e gerar um retrabalho desnecessário.
Exemplo
Imagine um aluno super empenhado e estudioso, que se preparou por muito tempo para realizar uma prova, deixou de sair com os amigos, de viajar com a família, etc. No grande dia, ele põe tudo que aprendeu em prática, faz todas as questões tranquilo, sai confiante da prova e sente que todo esforço valeu a pena. Quando confere o gabarito confirma que realmente foi muito bem, melhor do que imaginava. Mas um detalhe pode por tudo a perder, e se ele não tiver assinado a prova?
Assim como em uma prova, a identificação correta em documentos e registros de uma organização é um detalhe muito importante. Se não forem feitas no momento correto, podem comprometer todo o trabalho ou gerar transtornos e retrabalho.
O que a Norma quer dizer? 
A ISO 9001 quer que ao criar e atualizar seus documentos e registros, a organização faça isso de forma organizada e planejada. Se for negligenciado, isso pode gerar um grande problema para organização. Se não for feito durante a criação e atualização algumas informações importantes podem ser perdidas e a utilização pode ser comprometida.
Manter a informação documentada organizada, atualizada e corretamente identificada é fundamental para impedir erros. Por exemplo, se uma instrução de trabalho foi atualizada, a versão anterior deve ser identificada como cancelada e recolhida, do contrário algum colaborador pode utilizá-la equivocadamente.
Informações como título, data, autor, aprovador e versão devem ser facilmente encontradas, pois um detalhe pode distinguir o arquivo certo do errado. Isso garantirá que quando for necessário encontrar um documento ou um registro, isso será feito de forma rápida e eficaz, evitando trabalho e perda de tempo.
Como atender à Norma? 
Para atender à ISO 9001, a organização deve garantir que alguns itens da informação documentada estejam adequados, por exemplo:
identificação e descrição: por exemplo, título, data, autor ou número de referência;
formato: por exemplo, linguagem, versão de software, gráficos;
meio: por exemplo, papel, eletrônico;
análise crítica e aprovação quanto à adequação e suficiência.
Como o Portal ISO pode ajudar? 
No Portal ISO podemos estabelecer detalhadamente os responsáveis pela elaboração e aprovação de cada documento. Além disso, o responsável pela aprovação pode ser notificado automaticamente quando a elaboração do documento estiver concluída. No Portal ISO, a identificação da informação documenta é completa, inclusive quando ela está fora do software, com a geração de um cabeçalho automático com a logo da organização e informações do documento (versão elaborador, aprovador, data de aprovação, etc).
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O que a Norma diz? 
“7.5.2 Criando e atualizando
Ao criar e atualizar informação documentada, a organização deve assegurar apropriados(as):
a) identificação e descrição (por exemplo, um título, data, autor ou número de referência);
b) formato (por exemplo, linguagem, versão de software, gráficos) e meio (por exemplo, papel, eletrônico);
c) análise crítica e aprovação quanto à adequação e suficiência.”
Veja mais em:
7.1.1 Generalidades
7.1.2 Pessoas
7.1.3 Infraestrutura
7.1.4 Ambiente para operação dos processos
7.1.5 Recursos de monitoramento e medição
7.1.5.1 Generalidades
7.1.5.2 Rastreabilidade de medição
7.1.6 Conhecimento Organizacional
7.2 Competência
7.3 Conscientização
7.4 Comunicação
7.5 Informação Documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Criando e atualizando
7.5.3 Controle de informação documentada