Guia completo: ISO 9001 >> 8 Operação >> 8.4 Controle de processos, produtos e serviços providos externamente
8.4.3 Informação para provedores externos
Pra que serve esse item? 
Uma organização planeja, analisa e define cada aspecto relevante do seu produto e serviço. O planejamento é realizado para que as características determinadas como essenciais estejam presentes no resultado final. Isso não se limita ao que é realizado pela organização, mas se estende ao que é terceirizado. E para que um fornecedor saiba quais características são fundamentais em um produto ou serviço é necessário que a organização informe.
Exemplo
Uma pessoa que tem intolerância a lactose precisa tomar alguns cuidados especiais antes de comer fora de casa. Imagine que o namorado dessa pessoa decide fazer uma festa surpresa para ela, mas na hora de encomendar o bolo não diz que ele não pode ser feito com leite comum. Como que os responsáveis por fazer o bolo iriam adivinhar essa necessidade? Além de informar qual o sabor do bolo, o recheio, o tamanho e a data de entrega, essa observação precisava ser mencionada para ser seguida.
Primeiro, a organização precisa se certificar de que definiu as características essenciais ao produto ou serviço. Além disso, precisa determinar necessidades específicas da terceirização, como mecanismos de controle aplicados ao fornecedor. Depois, a organização deve passar essas informações ao fornecedor. Por melhor que seja um fornecedor ele não pode adivinhar o que seus clientes desejam. O que é fundamental para um cliente pode não ser para outro e o que é óbvio para a organização pode não ser para o fornecedor.
O que a Norma quer dizer? 
A ISO 9001 quer que a organização trabalhe de forma planejada e organizada também com seus fornecedores. Para isso, a organização precisa definir as informações necessárias para a realização do seu fornecimento. Isso é importante, pois se alguma informação importante estiver faltando o serviço ou produto pode ser comprometido.
Depois de determinar essas informações, os fornecedores devem ser comunicados sobre elas. Como diz o ditado “o combinado não sai caro”, a Norma quer que a organização combine com seus fornecedores quais são as suas necessidades.
Como atender à Norma? 
A ISO 9001 diz que a organização deve comunicar aos fornecedores suas necessidades sobre, por exemplo:
os processos, produtos e serviços a serem prestados;
a aprovação de produtos e serviços, métodos, processos e equipamentos;
competência, incluindo qualquer qualificação de pessoas requerida;
as interações do fornecedor com a organização;
controle e monitoramento do desempenho do fornecedor;
atividades de verificação ou validação que a organização pretende desempenhar nas instalações do fornecedor.
Veja a diferença entre Verificação e Validação.
Como o Portal ISO pode ajudar? 
No Portal ISO nós podemos disponibilizar acesso dos nossos fornecedores às informações pertinentes a eles, podemos solicitar assinaturas, entre outros. No Portal ISO podemos cadastrar os processos, produtos e serviços providos externamente e podemos associar a cada um deles os requisitos necessários.
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O que a Norma diz? 
“8.4.3 Informação para provedores externos
A organização deve assegurar a suficiência de requisitos antes de sua comunicação para o provedor externo.
A organização deve comunicar para provedores externos seus requisitos para:
a) os processos, produtos e serviços a serem providos;
b) a aprovação de:
1) produtos e serviços;
2) métodos, processos e equipamentos;
3) liberação de produtos e serviços;
c) competência, incluindo qualquer qualificação de pessoas requerida;
d) as interações do provedor externo com a organização;
e) controle e monitoramento do desempenho do provedor externo a ser aplicado pela organização;
f) atividades de verificação ou validação que a organização, ou seus clientes, pretendam desempenhar nas instalações do provedor externo.”
Veja mais em:
8.1 Planejamento e controle operacionais
8.2 Requisitos para produtos e serviços
8.2.1 Comunicação com o cliente
8.2.2 Determinação de requisitos relativos a produtos e serviços
8.2.3 Análise crítica de requisitos relativos a produtos e serviços
8.2.4 Mudanças nos requisitos para produtos e serviços
8.3 Projeto e desenvolvimento de produtos e serviços
8.3.1 Generalidades
8.3.2 Planejamento de projeto e desenvolvimento
8.3.3 Entradas de projeto e desenvolvimento
8.3.4 Controles de projeto e desenvolvimento
8.3.5 Saídas de projeto e desenvolvimento
8.3.6 Mudanças de projeto e desenvolvimento
8.4 Controle de processos, produtos e serviços providos externamente
8.4.1 Generalidades
8.4.2 Tipo e extensão do controle
8.4.3 Informação para provedores externos
8.5 Produção e provisão de serviço
8.5.1 Controle de produção e de provisão de serviço
8.5.2 Identificação e rastreabilidade
8.5.3 Propriedade pertencente a clientes ou provedores externos
8.5.4 Preservação
8.5.5 Atividades pós-entrega
8.5.6 Controle de mudanças
8.6 Liberação de produtos e serviços
8.7 Controle de saídas não conformes