Guia completo: ISO 9001 >> 6 Planejamento
6.3 Planejamento de mudanças
Pra que serve esse item? 
Mudanças fazem parte de qualquer situação e são inevitáveis. Porém, se forem planejadas, conseguiremos minimizar os seus efeitos negativos e potencializar os seus efeitos positivos.
Exemplo
Se você é dono de um bar e não planeja a quantidade de bebida que precisa colocar no freezer, sabendo que o movimento no final de semana é maior, você não terá bebida gelada o suficiente. Ao planejar e entender como seu negócio funciona, você estará pronto para lidar com as mudanças que possam surgir, como a possibilidade do movimento ser maior que o esperado, o famoso plano B.
É importante observar que mudanças ocorrem o tempo inteiro. Algumas mudanças podem ter impacto positivo, outras podem ter impacto negativo. De qualquer forma, se o impacto é positivo ou negativo, vai depender, em grande parte, da atitude diante das mudanças. Como aquela velha frase “enquanto uns choram, outros vendem lenços…”.
O que a Norma quer dizer? 
Podemos definir mudanças como sendo alterações que podem ter efeitos relevantes ao Sistema de Gestão da Qualidade da organização. Talvez uma mudança insignificante em uma organização tenha efeitos severos em outra. Portanto, a organização precisa analisar todas as mudanças e determinar quais delas são relevantes e merecem tratamento adequado.
A Norma sabe que a organização só será capaz de sobreviver a tantas mudanças se tratá-las de forma planejada. Então, precisamos demonstrar que somos capazes de identificar as mudanças necessárias, avaliar seu impactos, alocar recursos e realocar responsabilidades e autoridades para garantir a continuidade dos processos.
Como atender à Norma? 
Ao planejar as mudanças, a organização deve considerar:
o propósito das mudanças e suas potenciais consequências: devemos nos perguntar o porquê dessa mudança ser relevante e como ela afeta a organização. Precisamos entender os motivos da mudança para que possamos colocá-las em prática. Além disso, precisamos prever as consequências, boas ou ruins, para que possamos lidar com os fatores que irão afetar o sistema.
a integridade do SGQ: a pergunta agora é como essa mudança afeta a integridade do SGQ. Quando vamos analisar uma mudança, precisamos levar em consideração a integridade do SGQ. No SGQ existem regras, padrões e princípios definidos que precisam ser seguidos. Mudanças podem afetar:
- Escopo – aumentando ou diminuindo o escopo. Diminuir o escopo, coloca parte dos serviços fora da cobertura da ISO, da mesma forma que aumentar o escopo faz com que se prometa mais do que está sendo cumprido.
- Processos – modificar os processos, indiretamente afetando instruções de trabalho, indicadores, prazos, etc..
- Política/objetivos da qualidade – ir contra as definições da política e objetivos da qualidade ou até mesmo necessitar de revisões para estar em conformidade.
- Documentos – afetar regras e formas de retenção das informações, necessitando de correções nas informações documentadas ou formas de retenção de informações documentadas.
a disponibilidade de recursos: sempre é necessário o uso de recursos para que as mudanças aconteçam. Para planejar mudanças, precisamos checar se existe a disponibilidade dos recursos necessários incluindo dinheiro, equipamentos, pessoas, para que possamos alcançar essa mudança com êxito.
a alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades: determinar a responsabilidade e autoridade de uma mudança no SGQ é um dos fatores críticos para o sucesso. Normalmente, temos serviços em mesma escala de colaboradores, mudanças aumentam os serviços e cobram recursos humanos que não temos prontamente à disposição. Para que as mudanças alcancem os resultados desejados, precisamos definir/alocar as responsabilidades e disponibilidades.
Como o Portal ISO pode ajudar? 
O Portal ISO é uma ferramenta completa para o planejamento de mudanças. Há um componente específico para planejar as mudanças e há inúmeras funcionalidades que podem ser utilizadas para lidar com essas mudanças, como Análise Crítica; Plano de Ação; Monitoramento e Indicador de Desempenho; entre outros.
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O que a Norma diz? 
“6.3 Planejamento de mudanças
Quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática (ver 4.4).
A organização deve considerar:
a) o propósito das mudanças e suas potenciais consequências;
b) a integridade do sistema de gestão da qualidade;
c) a disponibilidade de recursos;
d) a alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades.”
Veja mais em:
6.1 Ações para abordar riscos e oportunidades
6.2 Objetivos da qualidade e planejamento para alcançá-los
6.3 Planejamento de Mudanças